La convocation d’une Assemblée Générale (AG) varie en fonction du type d’organisation ou d’entité, qu’il s’agisse d’une société, d’une association, d’une copropriété, d’une organisation à but non lucratif, etc. Cependant, voici quelques règles générales qui sont couramment observées lors de la convocation d’une AG :
- Préavis : La convocation doit être envoyée à tous les membres ou actionnaires avec un préavis adéquat. La durée du préavis varie en fonction des lois applicables, des statuts de l’entité ou des règlements internes, mais un préavis de 15 à 30 jours est courant. Le délai d’une convocation AG est de 21 jours.
- Contenu : La convocation doit contenir des informations essentielles, y compris la date, l’heure et le lieu de l’AG, l’ordre du jour (les sujets à discuter et à voter), et toute proposition de résolution à voter. Les informations de contact pour poser des questions ou exprimer des préoccupations doivent également être incluses.
- Accès aux documents : Les membres ou actionnaires ont généralement le droit d’accéder aux documents pertinents avant l’AG, tels que les rapports financiers, les procès-verbaux des réunions précédentes, etc.
- Notification : Les convocations sont généralement envoyées par voie électronique ou par courrier postal, en fonction des préférences des membres et des exigences légales ou statutaires.
- Quorum : Pour que l’AG soit valable, un nombre minimum de membres ou d’actionnaires doit être présent ou représenté (quorum). Le quorum est souvent défini dans les statuts ou les règlements internes.
- Procuration : Les membres ou actionnaires qui ne peuvent pas assister à l’AG en personne peuvent généralement donner procuration à une autre personne pour les représenter et voter en leur nom.
- Respect des règlements : L’AG doit être menée conformément aux règles et procédures énoncées dans les statuts, les règlements internes et les lois applicables.
- Enregistrement : Les procès-verbaux de l’AG doivent être consignés et conservés pour une documentation future. Les procès-verbaux doivent inclure les décisions prises et les votes exprimés.
- Droit de parole : Les membres ou actionnaires ont souvent le droit de poser des questions et de participer aux discussions pendant l’AG, conformément à l’ordre du jour.
- Transparence : L’AG doit être menée de manière transparente et équitable, en fournissant des informations complètes aux membres ou actionnaires et en garantissant que tous les votes sont comptés de manière équitable.
Il est essentiel de consulter les statuts, règlements internes et lois spécifiques à l’entité ou à l’organisation en question pour s’assurer de respecter toutes les règles et procédures applicables lors de la convocation et de la tenue d’une AG. Les détails peuvent varier considérablement en fonction de la juridiction et du type d’entité.
Qui doit être présent à une AG ?
La composition des participants à une Assemblée Générale (AG) dépend du type d’organisation, de ses statuts, de ses règlements internes et des lois applicables. Voici une vue d’ensemble générale des personnes qui pourraient être présentes ou participer à une AG, en fonction du type d’entité :
- Sociétés commerciales (SA, SARL, etc.) :
- Actionnaires : Les actionnaires de la société ont généralement le droit de participer à l’AG. Ils ont le droit de vote sur les questions inscrites à l’ordre du jour.
- Administrateurs/Conseil d’administration : Les membres du conseil d’administration ou du conseil de surveillance peuvent être présents.
- Commissaires aux comptes : Les commissaires aux comptes peuvent être présents pour présenter leurs rapports.
- Dirigeants de l’entreprise : Les dirigeants de la société peuvent assister à l’AG et présenter des rapports.
- Associations à but non lucratif :
- Membres : Les membres de l’association ont généralement le droit de participer à l’AG et de voter sur les questions inscrites à l’ordre du jour.
- Conseil d’administration : Les membres du conseil d’administration de l’association sont souvent présents et peuvent rendre compte de leurs activités.
- Autres parties prenantes : Selon les règlements de l’association, d’autres parties prenantes, tels que les membres du personnel ou les bénévoles, peuvent être autorisés à assister à l’AG.
- Copropriétés :
- Copropriétaires : Les copropriétaires de biens immobiliers inclus dans la copropriété sont généralement présents pour discuter des questions relatives à la gestion de la copropriété.
- Conseil syndical : Le conseil syndical, s’il existe, peut être présent pour représenter les copropriétaires et participer aux décisions.
- Organisations à but non lucratif (ONG, associations caritatives, etc.) :
- Membres : Les membres de l’organisation ont généralement le droit de participer à l’AG et de voter sur les questions inscrites à l’ordre du jour.
- Conseil d’administration ou conseil d’administration : Les membres du conseil d’administration peuvent être présents pour rendre compte de la gestion de l’organisation.
- Syndicats :
- Membres du syndicat : Les membres du syndicat ont souvent le droit de participer à l’AG syndicale, où des questions liées à la représentation des travailleurs sont discutées.
Il est essentiel de se référer aux statuts, aux règlements internes et aux lois spécifiques régissant l’entité ou l’organisation en question pour déterminer qui peut participer à une AG, qui a le droit de vote et quels sont les procédures à suivre pour assurer une AG valide et conforme. Les détails peuvent varier considérablement en fonction de la structure et de la juridiction de l’entité.
